Consejo de Estado exige trazabilidad contable: certificaciones sin soporte no salvan las deducciones
Sentencia del 21 de agosto de 2025 — Radicación 68001-23-33-000-2018-00733-01 (29434)
Ponente: Luis Antonio Rodríguez Montaño
Sección: Cuarta – Consejo de Estado
Actor: Sistema de Alcantarillado, Aseo y Agua Natural S.A.S. E.S.P.
Demandado: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)
Introducción
El Consejo de Estado, Sección Cuarta, en sentencia del 21 de agosto de 2025, confirmó la legalidad de la liquidación oficial del impuesto sobre la renta correspondiente al año gravable 2013, practicada por la DIAN al Sistema de Alcantarillado, Aseo y Agua Natural S.A.S. E.S.P. La corporación concluyó que los costos y deducciones declarados por la sociedad no cumplían los requisitos de causación ni estaban debidamente soportados en documentos contables verificables. El fallo refuerza la importancia de la trazabilidad documental y contable en los consorcios y uniones temporales, especialmente en proyectos de infraestructura pública.
Antecedentes del caso
La sociedad demandante presentó su declaración de renta por la vigencia 2013, incluyendo costos y deducciones derivados de su participación en el Consorcio PTAR Piedecuesta. Durante el proceso de fiscalización, la DIAN rechazó dichas partidas al considerar que no estaban soportadas en comprobantes contables idóneos ni en registros detallados que acreditaran su efectividad. La empresa aportó una certificación suscrita por el contador del consorcio, pero esta carecía de los elementos técnicos y documentales requeridos por el artículo 777 del Estatuto Tributario.
Consideraciones del Consejo de Estado
La Sección Cuarta precisó que los costos y deducciones en contratos ejecutados mediante consorcios deben acreditarse con soportes verificables y registros contables individualizados. Las simples certificaciones, sin respaldo documental que permita verificar la naturaleza y cuantía de los gastos, no constituyen prueba suficiente. El tribunal señaló que el artículo 777 del Estatuto Tributario exige que las certificaciones indiquen con precisión los asientos contables, los comprobantes y las fechas que soportan los valores reportados. En consecuencia, la ausencia de dichos elementos llevó a la desestimación de las deducciones reclamadas.
Análisis jurídico
El Consejo de Estado reafirmó que el principio de causación —consagrado en los artículos 28 y 59 del Estatuto Tributario— impone al contribuyente la obligación de reconocer ingresos, costos y gastos en el período en que se devengan o se causan, siempre que sean reales y comprobables. En este caso, la empresa no logró demostrar la efectiva ocurrencia de los gastos declarados ni su correspondencia con la ejecución contractual. Adicionalmente, la Sala avaló la sanción por inexactitud, al considerar que la inclusión de deducciones carentes de sustento afecta la veracidad de la declaración. También ratificó la responsabilidad del representante legal y de la revisora fiscal, señalando que su firma implica la certificación de la información financiera y tributaria contenida en la declaración.
Decisión
El Consejo de Estado confirmó la sentencia que negó las pretensiones de la demanda, manteniendo la validez de la liquidación oficial emitida por la DIAN. Determinó que los costos y deducciones no probados carecen de eficacia tributaria y que la certificación presentada por el consorcio no cumplía las exigencias del artículo 777 del Estatuto Tributario. Asimismo, declaró ajustada la sanción por inexactitud y la responsabilidad solidaria del representante legal y de la revisora fiscal.
Conclusión
El fallo constituye una advertencia contundente sobre la importancia de la trazabilidad contable y la prueba técnica en la determinación de la renta. Para los litigantes y contadores, esta decisión reafirma que las certificaciones sin soporte documental no sustituyen los comprobantes contables exigidos por la ley. El Consejo de Estado establece que la defensa tributaria debe sustentarse en evidencia verificable, no en declaraciones genéricas, fortaleciendo así el rigor probatorio en los procesos de fiscalización y en la presentación de declaraciones tributarias empresariales.
Normas aplicadas
Artículos 18, 28, 59, 107, 143, 201, 381, 647, 658-1, 743, 744, 745, 771-2 y 777 del Estatuto Tributario; artículos 26, 29, 83 y 95 de la Constitución Política; artículos 188 y 247 del CPACA; artículos 320, 328 y 365 del Código General del Proceso.
