Cuando la firmeza vence a la fiscalización: El caso Hoteles Estelar vs. UGPP y las lecciones para empresarios
Introducción
En el mundo empresarial, pocos temas generan tanta incertidumbre como los procesos de fiscalización de la UGPP. La sola mención de requerimientos, glosas o sanciones puede activar alarmas en cualquier organización. Sin embargo, la sentencia del Consejo de Estado en el caso **Hoteles Estelar S.A.** demuestra un principio fundamental: **el tiempo y la motivación adecuada de los actos administrativos son límites reales al poder fiscalizador**.
Este fallo no solo aclara reglas esenciales sobre firmeza, motivación y acumulación de periodos. También deja enseñanzas estratégicas para empresas que buscan protegerse jurídicamente y evitar contingencias millonarias.
Desarrollo claro y pedagógico
De acuerdo con la sentencia del **31 de julio de 2025**, la UGPP expidió liquidaciones oficiales por mora e inexactitud sobre los periodos 2011 y 2013. Hoteles Estelar S.A. demandó dichos actos, alegando falta de competencia, ausencia de motivación, errores en la valoración probatoria y la indebida inclusión de pagos no salariales en el IBC.
Fuente: Consejo de Estado, Sección Cuarta, 31 de julio de 2025, Rad. 76001-23-33-000-2019-00131-02 (28071).
Firmeza de las autoliquidaciones
El Consejo de Estado confirmó que las autoliquidaciones de **2011 estaban en firme**, pues para esa época aplicaba el término de dos años del artículo 714 del Estatuto Tributario. Como la UGPP notificó su requerimiento en septiembre de 2014, ya no tenía competencia para modificar esa vigencia.
En contraste, las autodeclaraciones de **2013 sí podían ser fiscalizadas**, porque estaban sometidas al plazo de cinco años previsto en la Ley 1607 de 2012.
Acumulación de periodos en un solo acto
La Sala reiteró su jurisprudencia: **la UGPP sí puede acumular hasta 12 periodos en un solo acto administrativo**, en atención a los principios de economía, eficiencia y celeridad.
Motivación de los actos
La empresa alegó falta de motivación porque en los archivos Excel no se explicaban suficientemente los ajustes. No obstante, el Consejo de Estado determinó que, al analizar conjuntamente: la liquidación oficial, la resolución del recurso de reconsideración y los archivos anexos, se podía entender la estructura, razón y alcance de los ajustes. Por lo tanto, **los actos sí estaban motivados**.
Trabajadores pensionados o desvinculados
La empresa argumentó que ciertas trabajadoras no debían liquidarse porque: una era pensionada y otras dos estaban desvinculadas. Sin embargo, no aportó pruebas suficientes y tampoco registró novedades de retiro en las planillas. En consecuencia, **los ajustes debían mantenerse**.
Sanción por inexactitud
La Sala sostuvo que no existía una “diferencia de criterios” que permitiera eliminar la sanción. Los errores detectados reflejaban **inobservancia de normas del IBC**, y no apreciaciones razonables del derecho. No obstante, dispuso que la sanción fuera **reducida proporcionalmente** respecto de los aportes declarados improcedentes.
Devoluciones y procedimiento aplicable
El Consejo de Estado modificó el fallo de primera instancia y ordenó que las devoluciones se realizaran conforme al **artículo 311 de la Ley 1819 de 2016**, previa verificación de los pagos.
Costas
La Sala revocó la condena en costas impuesta en primera instancia debido a que **no existía prueba de su causación**.
Aportes clave del caso — Lo que realmente está en juego
El fallo reafirma que:
– La firmeza es un límite material al poder fiscalizador.
– La motivación administrativa debe entenderse de forma integral y no fragmentada.
– La UGPP puede consolidar periodos en un solo acto, lo que simplifica el proceso y evita multiplicidad administrativa.
– Las sanciones no desaparecen por simples interpretaciones divergentes: debe probarse la razonabilidad jurídica del criterio.
En síntesis, la sentencia equilibra el deber empresarial de aportar correctamente y el deber estatal de fiscalizar dentro de límites claros.
Enseñanzas para empresarios y abogados
Para empresarios
1. **La firmeza es una defensa poderosa.**
Conocer fechas de presentación y notificación puede significar ahorrar millones en ajustes y sanciones.
2. **La documentación y las novedades laborales son esenciales.**
Si un trabajador se retira o se pensiona, debe quedar registrado en la planilla. De lo contrario, la UGPP presumirá continuidad laboral.
3. **Los pagos no salariales deben manejarse con precisión técnica.**
Errores en el IBC son una de las causas más frecuentes de glosas.
4. **Un archivo Excel sí puede ser soporte motivado**, si se complementa con un acto administrativo claro.
Para abogados y profesionales del derecho
1. **Controlar el eje temporal del proceso** es tan decisivo como argumentar. La firmeza puede cerrar la puerta a toda fiscalización.
2. **Al analizar la motivación**, se deben evaluar integralmente actos, anexos y resoluciones.
3. **La estrategia probatoria es determinante**: sin evidencia de retiro o pensión, los ajustes se mantienen.
4. El recurso de apelación no puede incluir cargos nuevos, pues viola la congruencia procesal.
Conclusión
El caso Hoteles Estelar S.A. recuerda que en derecho tributario y parafiscal, la precisión documental, la firmeza y la adecuada interpretación normativa son tan importantes como la defensa jurídica. La UGPP puede fiscalizar, pero debe hacerlo dentro de límites claros, debidamente motivados y con sujeción al debido proceso.
En Balance Legal creemos que **la prevención es la estrategia más rentable**. Conocer decisiones como esta permite a empresarios y asesores anticiparse, blindar su operación y evitar contingencias que afecten la estabilidad financiera.
Fuente: Consejo de Estado, Sección Cuarta, sentencia del 31 de julio de 2025, Rad. 76001-23-33-000-2019-00131-02 (28071).
