UGPP vs. Schneider Electric: Decisión Clave sobre Viáticos, Carga de la Prueba y Depuración del IBC (Sentencia 28799 de 2025)
Introducción
En un escenario donde las fiscalizaciones de la UGPP representan uno de los mayores riesgos financieros para las empresas, la sentencia del Consejo de Estado en el caso Schneider Electric Colombia S.A.S. (21 de agosto de 2025, Rad. 28799) ofrece una guía estratégica para comprender cómo se deben depurar los aportes al sistema de seguridad social y qué papel cumple la prueba en estas discusiones.
El fallo revela que las controversias con la UGPP no se resuelven en el terreno de los formalismos, sino en la correcta interpretación de los conceptos salariales, la habitualidad de los pagos y el soporte documental que acredita la realidad laboral y contractual.
¿Qué discutía Schneider Electric con la UGPP?
La controversia surgió a partir de una fiscalización en la que la UGPP reclasificó pagos como salario, ajustó el cálculo del 40% del IBC, aplicó de manera restrictiva la exoneración CREE y determinó diferencias en la base de aportes. Además, impuso sanciones por omisión e inexactitud.
Schneider Electric cuestionó varios puntos, aportó documentación y acudió a la jurisdicción. El Consejo de Estado resolvió la discusión de forma diferenciada: hubo aspectos en los que la empresa tenía razón y otros en los que su prueba no fue suficiente.
La carga de la prueba: decisiones que se ganan y se pierden por evidencia
El Consejo de Estado confirmó que la carga de la prueba no opera solo contra la Administración ni solo contra el empleador: funciona en doble vía.
– **La UGPP no logró probar la habitualidad de ciertos viáticos**, por lo que estos no podían integrar la base salarial.
– **Schneider Electric no acreditó adecuadamente la naturaleza de los pagos a trabajadores extranjeros**, pues los documentos aportados en portugués no fueron traducidos, lo que impidió su valoración.
El resultado fue una decisión equilibrada, guiada por el rigor probatorio y no por presunciones generales.
Errores sustanciales en la depuración del IBC
El Consejo de Estado determinó que varios ajustes hechos por la UGPP eran contrarios a la normatividad y debían corregirse:
– **Viáticos accidentales:** No constituyen salario por ausencia de habitualidad probada.
– **Límite del 40% del IBC:** La UGPP incluyó el auxilio de transporte, lo cual altera el cálculo.
– **Exoneración CREE:** La autoridad aplicó una interpretación restrictiva que no correspondía al marco legal.
– **Pagos ocasionales:** Cuando la empresa acreditó su naturaleza, no pueden ser tratados como salario.
Estas correcciones redujeron de manera importante el valor de los aportes inicialmente exigidos.
La sanción por inexactitud: subsiste, pero debe recalcularse
La sanción impuesta por la UGPP no fue eliminada. El Consejo de Estado ordenó su **reajuste proporcional**, debido a que la base de cálculo disminuyó tras corregirse los errores en la elaboración del IBC.
En otras palabras:
– La conducta sancionable se mantiene.
– La sanción se reduce porque cae la base sobre la cual se liquida.
Este punto es clave para la gestión del riesgo empresarial: cada corrección sustancial al IBC implica también un ajuste inmediato en la sanción asociada.
Aspectos confirmados por la Sala
El Consejo de Estado ratificó que el procedimiento adelantado por la UGPP fue jurídicamente válido:
– Hubo competencia.
– No se creó una “tercera norma”.
– No hubo extralimitación frente a la jurisdicción laboral.
– No hubo violación al debido proceso.
La discusión, por tanto, no giró en torno a la forma sino al fondo: cómo se interpreta la naturaleza salarial de los pagos y cómo se soporta su realidad económica.
Consecuencias prácticas para empresarios
1. La depuración del IBC es el núcleo de cualquier fiscalización.
2. Los viáticos solo se vuelven salario si hay habitualidad probada.
3. La sanción no desaparece, pero disminuye cuando se corrigen los valores base.
4. La documentación en idioma extranjero debe tener traducción oficial para ser valorada.
5. El control interno sobre beneficios, viáticos y pagos ocasionales debe ser robusto y verificable.
Lecciones estratégicas para abogados y asesores
1. La defensa contra la UGPP requiere precisión técnica, no argumentos generales.
2. La carga de la prueba es decisiva: se gana lo probado y se pierde lo que no se acredita.
3. El análisis del 40% y de los pagos no salariales debe hacerse con criterios normativos y probatorios.
4. La estrategia debe enfocarse en la depuración, no en buscar nulidades procedimentales sin sustento.
5. La sentencia refuerza un mensaje clave: los litigios de seguridad social se ganan con evidencia, trazabilidad y soporte documental sólido.
Conclusión
El caso Schneider Electric vs. UGPP demuestra que las discusiones sobre aportes a seguridad social dependen de un análisis técnico, preciso y soportado de cada pago. El Consejo de Estado validó el procedimiento de la UGPP, pero corrigió errores sustanciales que alteraban la base de aportes, ajustando también la sanción derivada.
Para las empresas, el mensaje es contundente: la defensa efectiva no radica en alegar irregularidades formales, sino en demostrar, con evidencia sólida, la verdadera naturaleza de cada pago. En Balance Legal construimos estrategias basadas en esta premisa: claridad probatoria, interpretación precisa y acompañamiento técnico para proteger el patrimonio empresarial.
