Pérdida de Información Contable por Hechos Violentos: Lecciones para Empresarios y Litigantes
La pérdida de información contable no es un asunto menor. Para un empresario, puede significar la imposibilidad de defender costos ante la DIAN. Para un abogado, puede ser la línea delgada entre una defensa sólida y una demanda perdida. La Sentencia 29960 del Consejo de Estado (31 de julio de 2025) ofrece una enseñanza crucial: incluso en contextos de violencia y vulnerabilidad, las obligaciones formales del contribuyente no desaparecen. Este artículo explica, en lenguaje claro y útil, lo que todo empresario y litigante debe saber para evitar que la DIAN rechace sus costos.
1. La lección central: la DIAN puede exigir soportes incluso en escenarios difíciles
El Consejo de Estado confirmó que la DIAN actuó correctamente al rechazar más de $1.267 millones en costos declarados cuando el contribuyente no aportó los soportes, pese a alegar que habían sido destruidos en un atentado violento. La razón es simple: la presunción de veracidad de la declaración tributaria se desvirtúa cuando la DIAN solicita pruebas, y desde ese momento nace la obligación de acreditar los costos declarados.
2. Obligaciones que no desaparecen en situaciones extremas
El fallo reafirma que toda empresa —sin importar su situación— debe conservar, denunciar y reconstruir su información contable conforme a los artículos 55 del Código de Comercio y 135 del Decreto 2649 de 1993. Aunque el contribuyente acreditó ser víctima de hechos violentos graves, no denunció la pérdida de documentos ni inició su reconstrucción dentro de los seis meses exigidos por la norma. Para el Consejo de Estado, esta omisión rompe el alegato de fuerza mayor.
3. Enseñanza para empresarios: blindar la contabilidad es obligatorio
Para un empresario, esta sentencia deja puntos vitales:
- – Conservar soportes físicos y digitales de cada transacción.
- – Tener copias externas (nube o terceros) de la información contable.
- – Documentar inmediatamente cualquier pérdida, daño o destrucción.
- – Denunciar formalmente ante autoridades competentes cualquier hecho que afecte los libros.
- – Iniciar la reconstrucción dentro del plazo legal de seis meses, sin excusas.
4. Enseñanza para litigantes: probar la fuerza mayor exige más que el relato
Para los abogados, el fallo ofrece claridad procesal:
- – Acompañar la narrativa del cliente con denuncias formales, actas y registros.
- – Solicitar testimonios, pero entendiendo que no reemplazan la prueba documental.
- – Aportar evidencias que conecten directamente el hecho violento con la pérdida documental.
- – Demostrar intentos reales de reconstrucción contable.
- – No basar la defensa en la condición de víctima si la norma exige requisitos contables estrictos.
5. Lo que NO permite esta sentencia
El Consejo de Estado fue contundente en dos aspectos: (i) las normas tributarias no flexibilizan la carga probatoria por el hecho de que el contribuyente sea víctima del conflicto armado; y (ii) los beneficios del artículo 121 de la Ley 1448 solo aplican a impuestos municipales, no al impuesto sobre la renta. Es decir, no existe una exoneración que cubra costos no soportados ante la DIAN.
Conclusión
Esta sentencia es un llamado a la prevención documental. La violencia, los desastres o las emergencias pueden afectar cualquier empresa, pero la DIAN exigirá siempre evidencia y reconstrucción de la contabilidad. Para el empresario, el mensaje es claro: no deje su contabilidad en riesgo. Para el litigante, la enseñanza es técnica: probar la fuerza mayor es un ejercicio riguroso, no un formalismo.
En Balance Legal encuentras la solución experta para prevenir, defender y fortalecer la estrategia tributaria de tu empresa.
