Registro de contratos de tecnología, aportes a seguridad social y sanción por inexactitud: lecciones clave para entidades del régimen tributario especial
Análisis de la Sentencia del Consejo de Estado, Sección Cuarta, Rad. 28829 (31 de octubre de 2025)
INTRODUCCIÓN
La transición de las instituciones de educación superior desde la condición de no contribuyentes hacia el régimen tributario especial trajo consigo profundas tensiones jurídicas. Entre ellas, el alcance de obligaciones formales históricas, los requisitos para la deducibilidad de costos y la carga probatoria en materia de aportes a seguridad social.
En esta sentencia, el Consejo de Estado aborda de manera integral estas controversias en el impuesto sobre la renta del año gravable 2017, fijando reglas claras sobre el registro de contratos de importación de tecnología, la verificación de aportes a seguridad social de trabajadores independientes y la procedencia de la sanción por inexactitud.
DESARROLLO DEL CASO
Antecedentes relevantes
La Universidad Autónoma de Manizales presentó su declaración del impuesto sobre la renta del año gravable 2017 como entidad sin ánimo de lucro, determinando renta exenta. Posteriormente, la DIAN profirió requerimiento especial proponiendo el rechazo de costos, la determinación de impuesto a cargo y la imposición de sanción por inexactitud.
La universidad se acogió al beneficio de reducción transitoria de sanciones e intereses previsto en el artículo 45 de la Ley 2155 de 2021 y pagó los valores determinados. No obstante, la administración expidió liquidación oficial de revisión, manteniendo glosas por costos asociados a un contrato de asistencia técnica con Babson College y por pagos a trabajadores independientes sin acreditación de aportes a seguridad social. La demanda fue presentada por la vía per saltum.
Problemas jurídicos analizados
La Sección Cuarta estudió, entre otros, los siguientes problemas jurídicos:
(i) Si procedía el rechazo de costos y retenciones por la falta de registro del contrato de asistencia técnica.
(ii) Si era procedente el rechazo de costos por no acreditarse los aportes a seguridad social de trabajadores independientes.
(iii) Si se configuraba una diferencia de criterios que excluyera la sanción por inexactitud.
(iv) Si era procedente la condena en costas.
Registro del contrato de importación de tecnología
El Consejo de Estado reiteró que la obligación de registrar los contratos de importación de tecnología surge de normas supranacionales y reglamentarias vigentes desde la década de los setenta, y es independiente de la calidad de contribuyente del impuesto sobre la renta.
La Sala precisó que una cosa es la obligación de registrar el contrato y otra el derecho a la deducibilidad de los pagos derivados del mismo. En el caso concreto, aunque la universidad era no contribuyente al momento de suscribir el contrato en 2013, ello no la eximía del deber de registro. Al no haberse cumplido este requisito, los pagos realizados en 2017 no eran deducibles ni procedían las retenciones asociadas.
Aportes a seguridad social de trabajadores independientes
En relación con los pagos por honorarios a personas naturales, la Sala recordó que el parágrafo 2 del artículo 108 del Estatuto Tributario exige al contratante verificar la afiliación y el pago de aportes a seguridad social para la procedencia del costo.
Si bien se advirtió que el tribunal de primera instancia confundió algunos aspectos fácticos, el Consejo de Estado concluyó que la universidad no desvirtuó que los contratistas fueran trabajadores independientes ni aportó prueba suficiente del pago de los aportes, razón por la cual confirmó el rechazo de los costos.
Sanción por inexactitud y costas
La Sala descartó la existencia de una diferencia de criterios razonable y consideró que la inclusión de costos sin cumplir los requisitos legales configuró inexactitud sancionable. En consecuencia, confirmó la sanción.
Adicionalmente, reiteró la nueva línea jurisprudencial según la cual procede la condena en costas cuando existe parte vencida en el proceso, sin necesidad de analizar si la demanda carecía manifiestamente de fundamento legal.
ENSEÑANZAS Y LECCIONES PARA PROFESIONALES
Esta providencia deja enseñanzas relevantes para el ejercicio profesional:
– El registro de contratos de importación de tecnología es una obligación autónoma, previa y exigible por la sola suscripción del contrato.
– La calidad de no contribuyente no exonera el cumplimiento de obligaciones formales preexistentes.
– La deducibilidad de costos exige una actividad probatoria sólida, especialmente en materia de aportes a seguridad social.
– La sanción por inexactitud no se excluye cuando el error proviene de una incorrecta calificación de los hechos.
– La condena en costas opera objetivamente frente a la parte vencida.
CONCLUSIÓN
El Consejo de Estado reafirma una postura estricta frente a los requisitos de deducibilidad y las obligaciones formales de las entidades del régimen tributario especial. La sentencia constituye un llamado de atención sobre la necesidad de revisar contratos históricos, soportes probatorios y prácticas contables a la luz de un control fiscal cada vez más riguroso. Para los profesionales del derecho tributario, este fallo se consolida como una referencia obligada en litigios que involucren entidades sin ánimo de lucro, contratos de tecnología y verificación de aportes a seguridad social
