Cómo un descuido contable puede costarte un millón: la historia real de una empresa que perdió por no tener pruebas
En Colombia, no son solo los grandes evasores los que pierden con la DIAN. A veces, basta con no guardar un papel, no tener un soporte o firmar sin revisar para que una empresa quede atrapada en una sanción que puede arruinarla. Eso fue lo que le ocurrió a Sistema de Alcantarillado, Aseo y Agua Natural S.A.S. ESP, una compañía que terminó perdiendo una batalla tributaria de casi mil millones de pesos, no por fraude, sino por desorden contable.
Lo que pasó
La empresa presentó su declaración de renta del año 2013 con un impuesto a pagar de $114 millones. Pero tras una revisión, la DIAN determinó que los costos declarados no estaban debidamente soportados y que varios anticipos registrados no tenían relación clara con los ingresos. El resultado: una renta gravable ajustada a $2.502 millones, sanciones, intereses y una cuenta por pagar que se multiplicó casi por diez.
El Consejo de Estado, en su sentencia del 21 de agosto de 2025, confirmó la decisión de la DIAN. Concluyó que la empresa no presentó pruebas reales ni trazabilidad contable que demostraran los costos usados para reducir su impuesto. Los certificados del contador y la revisora fiscal fueron considerados vacíos, porque no tenían respaldo documental ni registros contables consistentes.
Las consecuencias de no tener orden contable
El caso dejó tres lecciones que todo empresario o profesional debería recordar:
1. Sin soporte, no hay defensa.
No importa cuán legítimo sea el gasto si no está respaldado con documentos válidos y verificables. En materia tributaria, lo que no se prueba, no existe. La DIAN no acepta argumentos, acepta evidencias.
2. Certificar no es lo mismo que demostrar.
El Consejo de Estado fue claro: un certificado de contador o revisor fiscal no reemplaza los soportes contables. Firmar sin revisar implica responsabilidad directa. En este caso, tanto el contador como la revisora fiscal quedaron en el centro del fallo, pues validaron información sin evidencia técnica.
3. El caos contable es un enemigo silencioso.
Muchos empresarios subestiman la importancia de la trazabilidad. No se trata solo de pagar impuestos, sino de poder explicar cómo se construyeron los números. Cuando las cifras no cuadran, el Estado asume que hay error… y sanciona.
La enseñanza práctica
Este fallo demuestra que el orden contable es una forma de protección financiera. Una factura guardada, una tabla de Excel actualizada o un correo de confirmación pueden ser la diferencia entre pagar lo justo o perder una fortuna.
Por eso, todo empresario —sin importar el tamaño de su negocio— debería aplicar tres reglas básicas:
• Registrar cada movimiento con su soporte. Cada gasto, anticipo o ingreso debe tener un documento que lo respalde y una trazabilidad clara.
• No firmar sin verificar. El contador y el revisor fiscal deben revisar los libros con rigurosidad. Firmar por rutina es el error más costoso.
• Tratar la contabilidad como un escudo, no como un requisito. Un registro limpio y coherente protege tanto como una buena defensa jurídica.
Un ejemplo sencillo
Imagina que una empresa reporta gastos por $200 millones, pero al momento de la revisión solo puede justificar $120 millones. Los $80 millones faltantes se convierten automáticamente en renta gravable adicional, y sobre ellos se calculan impuestos, sanciones e intereses. En menos de un año, el valor puede duplicarse. Y lo más doloroso es que no se trata de fraude, sino de falta de orden.
Conclusión de Balance Legal
El caso de esta empresa no fue una historia de evasión, sino de negligencia contable. Y en el mundo tributario, la negligencia cuesta tanto como el dolo.
La moraleja es simple: “No basta con tener razón: hay que poder demostrarla.”
La contabilidad no es un trámite para cumplir con la DIAN; es el espejo financiero del negocio. Y cuando ese espejo está sucio, la imagen que refleja puede costarte mucho más que una multa: puede poner en riesgo todo lo que has construido.
