ACEPTACIÓN DE COSTOS EN EFECTIVO, SANCIONES Y GESTIÓN EMPRESARIAL:
LECCIONES PRÁCTICAS A PARTIR DE LA SENTENCIA 29416 DEL CONSEJO DE ESTADO (31 DE JULIO DE 2025)
Introducción
El manejo del efectivo sigue siendo un punto crítico para empresas, comerciantes y profesionales del derecho tributario. La Sentencia 29416 del Consejo de Estado —relacionada con el rechazo de costos pagados en efectivo, la aplicación del tope de 100 UVT por transacción y la imposición de sanciones— muestra cómo una práctica frecuente puede convertirse en un riesgo real para la gestión financiera y jurídica de cualquier negocio. Más que un caso puntual, esta decisión revela una lección indispensable: una operación real y documentada puede perder validez fiscal si no se cumplen los requisitos del artículo 771-5 del Estatuto Tributario.
El problema central: operaciones reales, costos rechazados
El contribuyente declaró más de $4.700 millones en costos asociados a la compra de material aurífero. La DIAN nunca discutió la realidad de las transacciones: hubo compras, hubo proveedores y hubo facturas válidas. El problema no era la operación, sino el medio de pago: fueron transacciones en efectivo que excedían el límite legal de 100 UVT por cada operación.
Este punto es crucial para las empresas: una compra legítima que efectivamente ocurrió puede ser fiscalmente irreconocible si no cumple el requisito de canalización financiera. Las compañías que manejan volúmenes de efectivo, especialmente sectores como metales, ganadería, comercio informal y actividades rurales, quedan expuestas a ajustes multimillonarios y sanciones, aunque sus movimientos sean completamente reales.
La lección jurídica: el tope de 100 UVT es por transacción, no por proveedor ni por año
En el caso, la DIAN aplicó el límite de forma acumulada por proveedor. El Consejo de Estado corrigió esa interpretación y reiteró que el tope es por transacción individual. Esto significa que:
– Si una empresa hace múltiples compras pequeñas, cada una puede estar dentro del límite.
– Si realiza una sola compra en efectivo por encima de 100 UVT, esa operación se rechaza fiscalmente.
– No importa si el proveedor es el mismo; lo relevante es cada acto de pago.
Este criterio evita que la autoridad tributaria convierta un tope por operación en un tope acumulado, lo que afectaría de forma desproporcionada a cualquier negocio que utilice flujo de caja diario.
Impacto empresarial: costos reales, impuestos artificialmente altos
Cuando la DIAN desconoce un costo, se produce un efecto inmediato:
1. Aumenta la renta líquida gravable.
2. Aumenta el impuesto a cargo.
3. Pueden activarse sanciones por inexactitud.
4. Se altera la planeación financiera de la empresa.
5. La declaración puede perder firmeza y quedar sujeta a litigios prolongados.
En este caso, la DIAN pasó el impuesto del contribuyente de $51 millones a más de $1.6 mil millones. Este tipo de incrementos —que no provienen de ingresos ficticios, sino de operaciones reales pagadas en efectivo— pueden afectar severamente la liquidez y continuidad de empresas pequeñas o medianas.
Por qué no procedieron los costos presuntos
El contribuyente pidió que, si la DIAN no aceptaba los costos directos, aplicara costos presuntos. El Consejo de Estado negó esta posibilidad porque:
– Los costos sí estaban probados.
– El rechazo se debía al medio de pago, no a la falta de prueba.
– La estimación presunta solo procede cuando no se puede demostrar el costo real.
Esto enseña que la figura del costo presunto no funciona como un “salvavidas” cuando la empresa incumple un requisito formal: su propósito es resolver situaciones en las que no existe prueba directa posible.
Sanción por inexactitud: no basta con que el costo sea real
El Consejo de Estado confirmó la sanción por inexactitud. ¿Por qué? Porque el contribuyente, aunque registró cifras reales, declaró costos que no cumplían los requisitos legales para ser aceptados. Cuando ese incumplimiento genera un menor impuesto a cargo, se configura la inexactitud.
Esto es determinante para abogados y empresarios:
Una operación real puede producir una sanción si no cumple los requisitos de forma previstos en la ley.
Sanción por no enviar información: gestión documental y deberes formales
El contribuyente alegó problemas de salud, viaje al exterior y falta de acuse de recibo en la notificación electrónica. La Sala concluyó:
– La notificación fue válida.
– El contribuyente sí recibió el requerimiento.
– Tuvo tiempo suficiente para responder o pedir prórroga.
– La sanción se calcula sobre la información no entregada, no sobre valores finalmente aceptados.
Para las empresas, esto reafirma que la gestión documental es tan importante como la sustancia económica: no responder un requerimiento puede costar un 1% del valor total de la información solicitada.
Consecuencias prácticas para empresas y profesionales
1. Todo pago superior a 100 UVT debe pasar por el sistema financiero.
2. El uso del efectivo debe manejarse con protocolos internos claros.
3. Cada operación debe ser evaluada individualmente.
4. La respuesta a requerimientos no puede dejarse a la improvisación.
5. La diferencia entre error jurídico y falta de cumplimiento es determinante frente a sanciones.
6. Las compañías que trabajan con proveedores pequeños deben revisar sus prácticas de pago.
Conclusión
La Sentencia 29416 evidencia que un negocio puede tener operaciones reales, facturas válidas y soportes suficientes, y aun así enfrentar ajustes significativos si el manejo del efectivo no cumple con los límites legales. La enseñanza principal es clara: las decisiones operativas —cómo se paga, cuándo, mediante qué mecanismos— tienen un impacto directo en la validez fiscal de los costos y en el riesgo sancionatorio. Entender este caso permite a abogados, contadores y empresarios anticiparse a contingencias, fortalecer los controles internos y tomar decisiones tributarias coherentes con las exigencias normativas actuales.
